Presentación de las cuentas anuales en el registro mercantil ejercicio 2008

imagen6Como todos los años el 30 de Junio se da el pistoletazo de salida para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales del ejercicio precedente.
En este sentido y dado que este año es el primero en el que presentamos las cuentas anuales de la empresa conforme al Plan General de Contabilidad 2008 hemos de tener en cuenta las novedades que esta reforma implica.

¿Quiénes están obligados a presentar las cuentas anuales?
Los administradores de las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones, de garantía recíproca y, en general, cualquier otra empresa cuando la legislación así lo exija o, estando inscrito el empresario, así lo solicite. La obligación también alcanza a las sociedades extranjeras que tengan abierta sucursal en territorio español.

¿Qué hemos de presentar?
En el registro mercantil se han de presentar las cuentas anuales de la empresa del ejercicio al que se refieren así como del ejercicio inmediatamente anterior. Sin embargo en la actualidad nos encontramos con que según el Plan General de Contabilidad del 2008 la empresa ha podido optar por la llevanza de la contabilidad según tres modalidades diferentes , PGC Normal, PGC Pymes, PGC Microempresa (prácticamente idéntico al de Pymes salvo por algunas modificaciones, caso del tratamiento de contable del leasing). En ambos casos el PGC presenta dos modalidades de cuentas anuales, normales y abreviadas y por último el Registro Mercantil nos presenta tres formatos distintos para la presentación en el registro de las cuentas anuales, por lo que al final nos encontramos con que la simple determinación de las cuentas que debemos presentar es todo un galimatías que voy ver si soy capaz de aclarar.

Criterios para la utilización de los distintos modelos del Registro Mercantil

Modelo Pymes Modelo Abreviado Modelo Normal
Balance y ECPN Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Total activo < 2.850.000 € < 2.850.000 € < 11.400.000 € Resto
Importe neto de la cifra de negocios < 5.700.000 € < 5.700.000 € < 22.800.000 € Resto
Promedio de trabajadores < 50 < 50 < 250 Resto

Para la utilización del modelo Pymes y Abreviado se han de cumplir al menos dos de las tres condiciones expuestas en la tabla anterior, lo cual también es de aplicación en el primer ejercicio de actividad de la sociedad. Esta facultad se pierde cuando durante dos ejercicios consecutivos la empresa deje de cumplir dos de los criterios expuestos anteriormente o sus valores estén admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea

- Modelo Pymes, es de aplicación a cualquier empresa que se encuentre por debajo de los parámetros expresados, esto es tanto empresas que utilicen el PGC modelo Pymes como la versión de Microempresa y por supuesto es el más sencillo de todos.

- Modelo Abreviado, como se observa en la tabla anterior existen criterios distintos para poder presentar el Balance y el Estado de Cambios en el Patrimonio que para la presentación de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias , puesto que además se han de cumplir dos de los tres criterios mencionados me surge la siguiente duda: ¿puede una empresa presentar en el Registro Mercantil una cuenta de pérdidas y ganancias abreviada y un Balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto normal?, ante la duda el día de ayer (9/07/2009)  me dirigí al Registro Mercantil de Alicante donde planteé la duda y su contestación fue que la empresa puede mezclar los modelos, esto es, presentar un Balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Normal y un modelo de cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviado.

Documentación contable a presentar en función del modelo utilizado

Modelo Pymes Modelo Abreviado Modelo Normal
- Balance
- Pérdidas y ganancias
- Estado cambios patrimonio neto (sin el apartado de ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio)
- Memoria
- Balance
- Pérdidas y ganancias
- Estado cambios patrimonio neto
- Memoria
- Balance
- Pérdidas y ganancias
- Estado cambios patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
- Memoria

Otros documentos que acompañan a la documentación contable

- Instancia firmada por el solicitante.
- Hoja de datos generales de identificación.
- Certificación, con firma legitimada, expedida por la persona facultada para ello, notaria, del acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
-  Informe de auditoría, se acompañará de un certificado acreditativo de que las cuentas presentadas se corresponden con las auditadas. Sólo se presentará cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si los socios solicitaran la auditoria de la empresa
- Informe de gestión, sólo lo deben de presentar las empresas que realicen el depósito de las cuentas anuales en su versión normal.
- Informe medioambiental, todas las empresas.
- Declaración de acciones/participaciones propias

Las cuentas anuales deberán de ser firmadas por todos los administradores o, en otro caso, expresar la causa que imposibilita el cumplimiento de este requisito.

Si se trata de grupos de sociedades, según lo establecido en los artículos 42 – 49 del Código de Comercio,  la sociedad dominante  esta obligada a formular las cuentas anuales y el informe de gestión consolidados, cuando participando en el capital de otra sociedad, se encuentre en relación con ésta en alguno de los supuestos siguientes:
“• Ser titular de la mayoría de los derechos de voto, ya directamente o a través del oportuno acuerdo de sindicación.
• Poder nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.
• Haber nombrado exclusivamente con sus votos la mayoría de los miembros del órgano de administración en el ejercicio que se deban de formular las cuentas consolidadas y los dos ejercicios anteriores inmediatos, salvo que los nombrados lo sean de una sociedad vinculada a otra que posea la mayoría de los derechos de voto o pueda nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del órgano de administración.”

¿Dónde se han de presentar las cuentas anuales?
Las cuentas anuales se presentarán para su depósito en el Registro Mercantil competente en razón al domicilio de la sociedad.

¿Qué hace el Registro Mercantil con mis cuentas anuales?
Una vez presentadas las cuentas anuales en los modelos oficiales aprobados al efecto, en caso de que en ellas se detecte algún error el registro nos lo comunicará mediante escrito pudiendo la empresa presentar recurso. En caso de que la calificación sea favorable el registrador procederá al registro de nuestras cuentas anuales siendo remitidas al registro mercantil central para su publicación el BORME – Boletín Oficial del Registro Mercantil de España- indicando si se han presentado en tiempo y forma.

¿Qué sucede si no son presentadas?
Cada año, en enero, los registradores mercantiles remiten a la Dirección General de Registros y del Notariado quién a su vez lo comunica al Ministerio de Economía y Hacienda una relación de las sociedades que no han presentado las cuentas anuales.
La sanción por no cumplir con la obligación de presentación acarrea una sanción situada entre los 1.202 € y los 60.000 €, imposibilitando la inscripción en el registro de documento alguno, salvo los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales y liquidadores, revocación de poderes o renuncia de apoderados, escrituras de disolución y nombramiento de liquidadores y cualquier otro asiento que ordene la Autoridad judicial o administrativa.

En la práctica
Puesto que la gran mayoría de las empresas de nuestro país son pequeñas y medianas empresas lo más habitual es que presenten cuentas anuales abreviadas, pudiéndolo hacer de tres maneras diferentes:

  1. Telemáticamente,  para ello se ha de ser usuario abonando del Colegio de Registradores y disponer de un certificado digital reconocido, entre otros el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (CERES) o el DNI electrónico que emite la Dirección General de la Policía. En este caso para la generación de los ficheros pertinentes podemos utilizar el programa ND2 (v. PGC 2007) – Enlace de descarga desde el sitio web del Registro Mercantil de Alicante aplicación informática que podemos descargar gratuitamente desde el sitio web de los registros mercantiles provinciales.
  2. Personalmente, en este caso puede optar por la presentación en papel, documentos impresos, o en soporte magnético en un CD.
    En el caso de la presentación en soporte digital puede utilizar el programa mencionado anteriormente pero recuerde que además de la instancia ha de generar, imprimir y firmar la huella digital correspondiente a los ficheros que componen las cuentas anuales de su empresa. Esta huella garantiza que los ficheros presentados se corresponden con los señalados en la huella.
    Si lo que desea es la presentación impresa puede también utilizar los modelos editables que ha elaborado el Ministerio de Justicia, (los enlaces se abren en una nueva ventana):
    - Modelo Abreviado
    - Modelo Normal
    - Modelo Pymes
  3. Por correo, en este caso una vez elaborados todos los documentos pertinentes los podemos remitir al registro mercantil de la provincia mediante correo certificado haciendo constar en la instancia la fecha de certificación del Servicio de Correos.

Espero haber logrado el objetivo inicial y haber conseguido aclarar algunas dudas, por lo que no me queda más que desearos ánimo, que como todos los años Julio es el mes que trabajamos para el único socio que no aportó capital a la constitución de la empresa y sin embargo forma grupo con nosotros, el Ministerio de Economía y Hacienda al que debemos rendir cuentas con todo detalle.

1 Comentario

  1. Pingback - Presentación de las cuentas anuales en el registro mercantil | blog.abanfin.com — 8 julio 2009 a las 18:46 #

    [...] Pinche aquí para acceder a la versión revisada para el ejercicio 2008 que se presenta en Julio de… [...]

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