Cuestiones sobre la conciliación y punteo bancario

La conciliación bancaria es una de las labores contables más farragosas y tediosas con las que los contables se pueden encontrar en una empresa. El proceso consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa se corresponde con su saldo contable a la vez que los movimientos que refleja el extracto bancario se corresponde con los asientos contables reflejados en el mayor contable de la cuenta.

Sin embargo la gran mayoría de programas contables carecen de sistemas de conciliación medianamente eficaces, de hecho alguno de los más extendidos en el mercado tan sólo recibe los movimientos de la cuenta corriente para que luego manualmente marquemos aquellos que se corresponden con movimientos contables, ofreciéndonos diversos sistemas de búsqueda.

Algunas situaciones que dificultan la conciliación bancaria:

1. Diferencias temporales, en muchas ocasiones la fecha en la que se realiza el apunte contable no se corresponde con la fecha en la que se realiza el movimiento de fondos. Por ejemplo contabilizamos el cobro por parte del cliente el 30 de enero pero este nos ha entregado un pagaré que es abonado en el banco dos días hábiles después. O simplemente se ha quedado en la mesa del gerente pendiente de llevarlo al banco durante tres días.
   Utilización de tarjetas de crédito como procedimiento de pago. En estos casos nos encontramos con que la fecha factura y por tanto el momento de contabilización es uno mientras que el momento del cargo en la cuenta bancaria suele ser otro y además agrupado con otra serie de pagos o facturas.
2. Diferencias entre la cuantía del registro contable y bancario, una situación que se produce muy a menudo es la anticipación de los cobros, esto es, ante la venta de un determinado producto o servicio emitimos el efecto de cobro y lo anticipamos. En estos casos el extracto bancario refleja un  apunte de un determinado importe que no se corresponde con el apunte contable ya que del nominal de la remesa de efectos, descontada o anticipada, se han eliminado los gastos, mientras que en el registro contable nosotros hemos llevado la totalidad de la deuda del cliente a efectos descontados.
3. Cobros y pagos parciales, esto es algo muy habitual contabilizamos una venta o compra por un determinado importe y vencimiento y llegado el momento del cobro o pago nos encontramos con que cobramos una cantidad distinta lo que hace que cuando vayamos a conciliar los registros del extracto bancario con el registro contable del banco tengamos que relacionar cantidades y fechas no coincidentes.

En definitiva la conciliación de los bancos no es algo baladí, al contrario puede convertirse en algo tremendamente tedioso y farragoso por lo que si bien existen sistemas expertos en su realización, estos son especialmente gravosos. Esta situación hace que en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas se acabe realizando un punteo y conciliación de saldos de forma manual, lo que se traduce en la dedicación de una gran cantidad de tiempo y dinero.

Ante esta situación hace tiempo que en NewPyme S.L. buscamos una solución que facilitara este proceso y a la vez fuera accesible para cualquier pequeña o mediana empresa. Lo que se tradujo en la creación de una herramienta basada en Excel que permite cribar una gran parte de los apuntes bancarios dejando tan sólo una parte de ellos para su conciliación manual.

Así pues las características que entendimos debían tener una herramienta de este tipo y que implementamos en la nuestra son las siguientes:

1º- Facilidad y requerimientos mínimos para su utilización en cualquier empresa
Para ello en nuestro caso nos decantamos por una plantilla programada para Excel pues esta hoja de cálculo, en alguna de sus versiones, se encuentra presente en la gran mayoría de los departamentos de administración de las pequeñas y medianas empresas.

2º- Capacidad para incorporar cualquier extracto bancario
Evidentemente si queremos poder conciliar y puntear cualquier extracto bancario precisamos poder incorporar cualquier extracto bancario de forma ágil, por lo que en la herramienta implementamos una función que nos permite leer los extractos bancarios normalizados bajo el estándar del Cuaderno o Norma 43 de la Asociación Española de la Banca. Este formato disponible en la banca online de la gran mayoría de las entidades permite recibir los extractos bancarios digitalizados para luego poderlos tratar y leer a través de cualquier programa informático. En nuestro caso incorporamos toda la información contenida en el fichero a Excel.

3º- Capacidad para incorporar cualquier mayor contable generado por cualquier programa contable
La práctica totalidad de los programas utilizados para llevar la contabilidad disponen de la funcionalidad de exportación de los mayores contables en formato de ficheros de texto o de Excel.  Así en la herramienta nos decantamos por incorporar un función de similares características a la de importación de los extractos bancarios, pero en este caso configurable en función de las características del fichero de texto generado por la aplicación contable, que permite incorporar el mayor contable del banco.

4º- Flexibilidad total para que podamos realizar punteos de cualquier campo contra cualquier otro
Efectivamente habrá veces en que nos interese buscar coincidencias por conceptos, otras por importes, otras por fechas, referencias de documentos, etc. para así poder eliminar automáticamente el mayor número de movimientos contables y bancarios para así realizar de forma manual el menor número de apuntes. Para lograr esto la herramienta nos permite buscar coincidencias entre cualquier campo del mayor contable contra cualquier campo del extracto bancario.

5º- Posibilidad de buscar coincidencias de más de un nivel
Esto es algo que también tuvimos en consideración, se trata de poder anidar distintos niveles de coincidencia, esto es, que ante una coincidencia compare con otro nivel de coincidencia. Por ejemplo: primero buscamos que apuntes coinciden en fecha y sobre los resultados de los coincidentes en fecha buscamos los coincidentes en importe.

Espero que estas ideas y comentarios te permitan elegir adecuadamente la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y si quieres puedes conocer más sobre nuestra herramienta de conciliación punteo de extractos bancarios eBancarios C43 – Herramienta para la conciliación de extractos bancarios y si simplemente quieres tener una herramienta que te permita incorporar los extractos bancarios de tus cuentas a Excel puedes descargarte gratuitamente esta otra iBancarios C43 – Herramienta para la importación de extractos bancarios a excel