Posibilidades de una agenda compartida en el departamento de administración de una empresa

No hay departamento de administración que no haya de tener en cuenta un gran número de fechas. De una parte hemos de estar pendientes de los compromisos propios de la empresa, vencimientos bancarios, fechas de facturación, renovaciones de pólizas de crédito o de anticipo – gestión de recibos, renovaciones de contratos laborales, etc. Por si esto fuera poco además hemos de cumplir con las obligaciones fiscales y registrales en definitiva un sinfín de fechas que nos fuerza a llevar una agenda con la que organizarlo todo y no olvidar ningún compromiso u obligación relevante, por tanto hemos de elegir que agenda utilizar.

En el momento actual existen gran cantidad de opciones al alcance de nuestra mano, aunque según la encuesta que realizamos en www.abanfin.com hoy por hoy la estrella sigue siendo el papel, con un 33% de cuota de usuarios de agendas si bien el no llevar agenda también es habitual en otro 33 % de los encuestados.  El otro tercio se lo llevan las agendas informaticas. Aplicaciones de ordenador 15,54 %, móviles o PDA 14,11 %, si bien las úbicadas en Internet tan sólo alcanzan al 2,66 % de los encuestados. Evidentemente es un porcentaje minoritario si bien esta última opción, al menos en mi opinión, es la que mejores resultados ofrece, motivo por el que nos lanzamos a crear PlusCalendar.com servicio web de gestión y compartición de agendas.

Ventajas más habituales que nos ofrecen las agendas ubicadas en Internet:

1º- Su propia ubicación, el hecho de estar ubicadas en Internet tiene una gran ventaja, pues pueden ser consultadas desde cualquier lugar en el que dispongamos de acceso a la red, bien sea en el trabajo, en el domicilio particular, utilizando un ordenador o utilizando un smart phone, teléfono con funciones avanzadas y acceso a internet.

2º- La posibilidad de compartir los eventos quienes queramos. La gran mayoría de las agendas ubicadas en la red ofrecen la posibilidad de compartir un determinado calendario o agenda con quien queramos permitiéndonos generar contactos a los que invitar a una determinada agenda con el nivel de acceso que queramos. En el caso de la administración de una empresa el coordinador puede ubicar todas las agendas del departamento de administración en una misma herramienta instaurando distintas invitaciones y permisos para cada integrante del departamento. Así cada persona puede tener una agenda de trabajo compartida con sus compañeros de tal modo que cualquier persona del departamento cuando se conecta a la herramienta puede visualizar e incluso crear y modificar las entradas de la agenda de trabajo de un compañero. Así el coordinador podría compartir su agenda de trabajo con sus colaboradores en modo libre-ocupado para que estos puedan saber cuando estará accesible para reunirse con él mientras que ellos podrían tenerla compartida con el responsable de administración en modo de edición de tal modo que el coordinador podría introducir en la agenda de cada uno las labores que considere oportunas y entre ellos en modo lectura para que todos puedan conocer las tareas, períodos de vacaciones, reuniones, etc. de sus compañeros.

Esquema gráfico de compartición de agendas entre los integrantes de un departamento de una empresa:

Leyenda:
Flechas de color rojo: indican permisos de escritura y lectura del coordinador del despacho hacia cada colaborador y permisos de acceso libre ocupado para la agenda del coordinador por parte de cada colaborador.
Flechas de color verde: indican permisos de escritura entre cada colaborador y con cada agenda.

3º- La consolidación de eventos. Generalmente las agendas ubicadas en Internet tienen la posibilidad de gestionar múltiples calendarios desde una misma cuenta pudiendo mostrar simultáneamente todos ellos o una selección de ellos. Esta funcionalidad permite olvidarnos llevar varias agendas, una de trabajo, otra familiar – donde ubicamos los cumpleaños de tíos, sobrinos, abuelos – otra de ocio, etc. Además una vez generados los distintos calendarios podemos compartirlos individualmente con quien queramos, estableciendo para cada invitado un nivel de acceso personalizado. Por ejemplo el calendario de trabajo los podemos compartir en modo escritura con nuestros compañeros de departamento y en modo lectura con el resto de compañeros.

4º- Remisión de alertas y avisos, las agendas ubicadas en internet estan preparadas para remitir recordatorios y alertas tanto al usuario de la cuenta como a cualquiera de sus contactos con lo que nos podremos despreocupar de tener que llamar nosotros previamente a una reunión o incluso de recordar que se celebrará un determinado evento.

Estas y algunas otras funcionalidades constituyen el núcleo de las ventajas de una herramienta de gestión de calendarios y agendas ubicadas en Internet, obviamente la despreocupación por las licencias, su gratuidad (las más importantes y completas son gratuitas), su seguridad (existe un equipo profesional de desarrollo y administración de los sistemas informáticos) son otras de las ventajas de esta opción sobre el resto.

Así pues nosotros estamos convencidos de que hoy por hoy esta es una de las soluciones más eficaces a la hora de coordinar los eventos de un despacho por lo que en su día tomamos la decisión de crear una herramienta de gestión de agendas que cumpliera con las especificaciones detalladas anteriormente dicha herramienta se denomina plusCalendar.

Accede a PlusCalendar.com y disfruta de todas las ventajas que te ofrece